Comissão de Eventos

EVENTOS

A Resolução 12/2011 do Consu regulamenta a realização de eventos de quaisquer naturezas e portes, organizadas ou promovidas pelos corpos docente, discente e ou técnico-administrativo, bem como pelas respectivas associações, ou por entidades estudantis, diretórios, sindicatos, outras entidades e órgãos representativos da Comunidade Universitária. De acordo com tal resolução, a Comissão de Eventos do Campus Rio Paranaíba, instituída pelo Ato 046/2023/CRP, DE 17/11/2023, vinculada à Diretoria Geral tem por finalidade assessorar no que diz respeito aos trâmites para reserva e uso dos espaços destinados a eventos no Campus Rio Paranaíba da Universidade Federal de Viçosa, dando orientação na organização de Eventos Não institucionais e Não Institucionais em Parceria, em consonância com resoluções e portarias vigentes na UFV.

CARACTERIZAÇÃO DOS EVENTOS

De acordo com a resolução e quanto à natureza, os eventos serão assim considerados:
•Eventos Não Institucionais são aqueles não promovidos por unidades acadêmicas ou administrativas da Universidade Federal de Viçosa e aprovados pela Comissão de Pró-Reitores ou pela Comissão de Eventos dos Campus de Florestal e de Rio Paranaíba.
•Eventos Não Institucionais em Parceria são aqueles realizados por segmentos externos à UFV que, embora não tenham vínculo, têm o apoio ou a parceria de unidades acadêmicas ou administrativas da instituição e aprovados pela Comissão de Pró-Reitores ou pela Comissão de Eventos dos Campus de Florestal e Rio Paranaíba.

COMO E POR QUE REGISTRAR

Ao planejar o evento, o coordenador deverá procurar a Comissão de Eventos do Campus Rio Paranaíba (34 3855-9316, e-mail: diretoriacrp@ufv.br) para fazer a reserva do espaço físico e obter informações a respeito de sua organização e realização.
A solicitação do evento deverá ser feita por meio de formulário próprio denominado “Proposição de Evento“. Esse formulário deverá ser preenchido e entregue à Divisão de Eventos, juntamente com a programação do evento e a documentação necessária, seguindo a Resolução 12/2011, para posterior análise da Comissão de Eventos.
O registro de evento institucional deve ser feito pelo Sistema Raex (atividades de extensão) ou Sistema Raen (atividades de ensino), tornando legal e legítima a atividade.

Procedimentos para ENTREGA DO FORMULÁRIO

1. Preenchimento e assinatura do formulário de proposição de eventos pelo coordenador do evento;

2. Entrega do formulário na Secretaria da Diretoria Geral na sala BBT 105, de 08h às 17h com 30 dias de antecedência da realização do evento.

3. Avaliação da proposição do evento pela Comissão de Eventos. As reuniões acontecem mensalmente, na primeira quinta-feira útil de cada mês. 

4. Retorno da Comissão de Eventos aos organizadores. 

Dúvidas Frequentes

O que pode ser considerado “Evento”?
Ação que implica na apresentação e, ou, exibição pública, livre ou com clientela específica, do conhecimento ou produto cultural, artístico, esportivo, científico e tecnológico desenvolvido, conservado ou reconhecido pela universidade. Pode ser: Assembleia; Campanha; Campeonato; Ciclo e Estudos; Cinema; Circuito; Colóquio; Concerto; Concurso; Conferência; Congresso; Conselho; Coral; Debate; Dia de Campo; Encontro; Escola de Férias; Espetáculo; Exibição Pública; Exposição; Feira; Festival; Fórum; Jornada; Lançamento; Leilão; Maratona; Mesa Redonda; Minicurso; Mostra; Olimpíada; Palestra; Reunião; Semana; Semana Acadêmica; Seminário; Show; Simpósio; Teatro; Torneio; outros.
(Fonte: RAEXhttps://www2.dti.ufv.br/raex/scripts/saibaMais.php)

O que são eventos Não-Institucionais em Parceria?
São aqueles realizados por segmentos externos à UFV que, embora não tenham vínculo, tem o apoio ou a parceria de unidades acadêmicas ou administrativas da instituição e aprovados pela Comissão de Pró-Reitores.

O que são Eventos Não-Institucionais?
São aqueles não promovidos por unidades acadêmicas ou administrativas da Universidade Federal de Viçosa e aprovados pela Comissão de Pró-Reitores.

Quem é o coordenador do evento?
Servidor ativo da UFV que esteja organizando e promovendo o evento (Eventos Institucionais).
A pessoa externa à UFV que esteja organizando e promovendo o evento, devendo preencher o campo coordenador do evento (Eventos Não-Institucionais e Não-Institucionais em Parceria).

Quem é o Parceiro do Evento?
O servidor da unidade administrativa ou acadêmica da UFV, como exemplo: Professor, Chefe de Departamento, Pró-Reitor, Diretor (Para eventos Não-Institucionais em Parceria).

Quem assina a proposição de evento?
Obrigatoriamente a pessoa que preencher o campo coordenador do evento deverá assinar as páginas correspondentes ao Termo de Compromisso, Descritivo e Programação do Evento; o Parceiro assina e carimba (carimbo de servidor da UFV) no Campo Parceria e também no campo correspondente ao Termo de Compromisso; e o Chefe da Unidade em casos de Eventos Institucionais.

Todas as solicitações que implicam na utilização de algum espaço da UFV CRP, obrigatoriamente, passam pela avaliação na reunião da Comissão de Eventos?Somente aquelas que se caracterizam como Eventos Não Institucionais e Não Institucionais em Parceria. 

Como são feitas as reservas dos Espaços?
As reservas serão feitas quando o Formulário de Proposição de Eventos for entregue. O que não garante a autorização do evento que ainda precisará passar pela avaliação da Comissão de Eventos. Caso a proposição seja indeferida, a reserva será cancelada.

Com quanto tempo de antecedência ao evento devo encaminhar a Proposição de Evento?
As Proposições de Evento somente serão aceitas com um prazo mínimo de 30 dias que antecedem ao evento. Não serão aceitas proposições fora desse prazo.

Na hora do evento o apoio audiovisual estará disponível?
O apoio audiovisual estará disponível nos auditórios Jaime Silva e LAE 147 somente durante eventos realizados no decorrer do período letivo. Nos períodos de férias o apoio estará condicionado à disponibilidade do estagiário.
Para os eventos não institucionais, o chamado para apoio audiovisual via Help Desk será aberto pela Comissão de Eventos.
Já para os eventos não institucionais em parceria, o chamado no Help Desk deverá ser aberto pelo parceiro institucional.
Atenção: o horário de pré e pós-evento não garante obrigatoriedade de presença do estagiário, esses horários são destinados a organização e ajustes do espaço por parte da organização do evento, mesmo com esses horários já definidos em proposição ainda é necessário entrar em contato com a Diretoria de Extensão e Cultura (DXC) e agendar horário para testes (caso seja de interesse da organização), não havendo contato o estagiário estará no local meia hora antes do horário inicial do evento (não do pré-evento).

Quais equipamentos disponíveis nos Auditórios? O que o coordenador deverá providenciar?
Por padrão temos disponíveis nos auditórios os seguintes equipamentos:
– 3 microfones com fio na mesa principal.
– 1 microfone com fio na tribuna do cerimonialista.
– 2 microfones sem fio.
– Mesa de som.
– Caixas de som fixas no espaço.
– Projetor datashow.
– Computador de Mesa.
– Demais equipamentos auxiliares (suporte/pedestal para microfone, suporte para partitura, cabos HDMI, caixas de som (móveis), extensões e home theater)

O coordenador deverá levar seu próprio notebook e pilhas/baterias para os microfones sem fio (consultar o modelo correto para cada auditório).

Quais eventos deverão ser registrados no RAEX?
Todos os eventos Não-Institucionais em Parceria deverão ser, obrigatoriamente, registrados RAEX e todos os servidores da UFV têm acesso automático ao Sistema. Assim que lançado, será gerado um código provisório, de preenchimento obrigatório na Proposição de Evento (“Número de Registro Do RAEX”).